MEETINGKULTUR: GEMEINSAM EFFIZIENT ARBEITEN

TAB The Alternative Board Blog

Kommt Ihnen folgendes Szenario bekannt vor: Sie haben ein Meeting angesetzt, Teilnehmer eingeladen und ein Thema festgelegt. Aber aus der ursprünglich geplanten Stunde werden drei und beim Verabschieden sind alle genauso klug wie zuvor. Wir haben 2 gute Nachrichten für Sie: 1) Jeder Unternehmer Ihres TAB-Boards kennt diese Probleme und 2) Gemeinsam können wir sie mit acht einfachen Tricks in den Griff bekommen:

1 | Ziele
Da Meetings kein Selbstzweck sind, definieren Sie die Ziele der Besprechung: Was müssen Sie besprechen? Welches sind die wichtigsten Themen? Welche Ziele wollen Sie erreichen?

2 | Zeit
Planen Sie einen Zeitpuffer für die freie Diskussion ein, aber behalten Sie die Uhr im Auge und führen Sie jene Teilnehmer, die oft abschweifen, bestimmt zum Thema zurück. Hilfreich ist, wenn Sie sich mit Blick auf die Agenda im Vorhinein schon einen groben Zeitplan zurechtlegen.

3 | Agenda
Laut Arbeitspsychologen sollte ein Meeting idealerweise um die 60 Minuten dauern. Nehmen Sie sich daher eine realistische und nicht überfrachtete Tagesordnung vor. Wenn Sie in Meetings regelmäßig Punkte nicht mehr besprechen können, wenn die Zeit fehlt, demotiviert das alle Beteiligten.

4 | Vorbereitung
Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung sind essentiell. Alle Teilnehmer sollten zeitgerecht über den Termin informiert werden und etwaige Materialien zur Vorbereitung erhalten.

5 | Power-Point-Präsentationen
Präsentationen können bei großen Runden hilfreich sein, sorgen aber bei einem kleineren Teilnehmerkreis in Klein- und Mittelunternehmen eher für visuelle Ablenkung vom Inhalt und verhindern einen effizienten Meinungsaustausch.

6 | Chef-Rolle
Bei Meetings besteht immer die Gefahr, dass der Chef spricht und sich die Anderen nicht trauen, das Wort zu ergreifen. Schaffen Sie daher eine positive Gesprächsatmosphäre und kommunizieren Sie, dass sämtliche Inputs (auch offene Kritik) erwünscht sind. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter auch konkret nach ihrer Meinung zu einem bestimmten Thema.

7 | Umsetzung
Aus einem Meeting soll eine konkrete To-Do-Liste hervorgehen, damit die Ergebnisse auch umgesetzt werden können. Daher ist es ratsam, auch Verantwortlichkeiten und Deadlines festzulegen, die im Anschluss an das Meeting an alle Teilnehmer ausgeschickt werden können.

Neben den genannten Herausforderungen gibt es noch unendlich weitere. Haben Sie zum Beispiel schon von einem sogenannten Energie-Vampir gehört oder sich überlegt, wie Sie die Umsetzung beschlossener Maßnahmen im Griff haben? In Ihrem TAB-Board sprechen Sie als Unternehmer mit anderen Unternehmern über diese Dinge, die Sie täglich bewegen.