Was Agenda und Protokoll mit Ihrem Unternehmenserfolg zu tun haben

  • Agenda

Sitzungen, deren Ergebnisse in irgendeiner Weise Auswirkungen auf das Unternehmen haben, müssen protokolliert werden. Ansonsten sind sie wertlos für das Unternehmen. Das gilt für die Entscheidung zum operativen “Alltagskleinklein” ebenso wie für die Entscheidung zur zukunftssichernden strategischen Ausrichtung eines Unternehmens.

Das Protokoll ist Gesetz

Eine Entscheidung, die nicht protokolliert ist, ist unverbindlich. Eine Entscheidung, die protokolliert ist, hat den Charakter eines Gesetzes. Ein Gesetz kann nur durch ein neues oder anderes Gesetz geändert oder aufgehoben werden. Das gilt gleichermaßen für eine Entscheidung in einem Unternehmen, die dann wiederum protokolliert werden muss. Fehlende Protokolle verhindern Kommunikation. Schlechte Protokolle stören sie. Und gute Protokolle fördern sie. Ein gutes Protokoll ist wie ein gutes Gesetz, nämlich allgemein verständlich und verbindlich.

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Schritt 1: Gut vorbereitet mit einer Agenda

Voraussetzung für ein gutes Gesetz ist eine gute Vorbereitung. Die gute Vorbereitung für ein gutes Protokoll ist eine gute Agenda.

  • Worum geht es?

Eine Agenda ist dann gut, wenn aus den Formulierungen zu den Themen der Agenda für jeden Teilnehmer einer Sitzung (wie groß sie auch immer sein mag) eindeutig und nachvollziehbar hervorgeht, worum es geht.

  • Wer hat den Hut auf?

Eine Agenda wird dann gut, wenn sie bei einer Person angesiedelt ist, die die Zusammenhänge überblickt und daher weiß, wen sie gegebenenfalls wie fragen muss, wenn ein eingebrachtes Thema nicht eindeutig und nachvollziehbar formuliert ist. Im Idealfall komponiert diese Person gemeinsam mit dem/der Moderator*in der Sitzung (zum Beispiel dem/der Chef*in) die Abfolge der Themen auf der Agenda.

  • Agenda spart Zeit

Sich Zeit für die Agenda zu nehmen, ist gut investierte Zeit: eine gute Agenda beschleunigt den Entscheidungsprozess und ist eine hervorragende und zeitsparende Grundlage für das Protokoll.

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Schritt 2: Das gute Protokoll

  • Knapp und präzise

Es gibt Kulturen, in denen noch immer das Verlaufsprotokoll üblich ist. Die knappe Formulierung zu einer in der Sitzung getroffenen Entscheidung ist aber ausreichend. Die Stimmung, in der um eine Entscheidung gerungen wurde, ist nicht maßgeblich für das Ergebnis. Es verhält sich wie bei dem Gesetz, dass auch dann seine Gültigkeit behält, wenn die Art und Weise seines Zustandekommens längst vergessen ist. Bei aller Knappheit macht ein gutes Protokoll aber aus, dass die Formulierungen (wie in der Agenda) eindeutig und nachvollziehbar sind.

  • Der Protokollant

Protokoll zu führen, ist eine schwierige und verantwortungsvolle Aufgabe, die nicht unerfahrenen Mitarbeiter*innen überlassen werden darf. Das Protokoll ist Chefsache. Ist der/die Chef*in nicht in der Lage, das Protokoll selbst zu führen – zum Beispiel, weil er die Sitzung moderiert – so bleibt das Protokoll dennoch Chefsache.

Idealerweise wird das Protokoll dann von einer in den Abläufen und Zuständigkeiten des Unternehmens erfahrenen Person geführt (die zum Beispiel auch für die Agenda zuständig ist) und vor der Verteilung von dem/der Chef*in freigegeben, als Gesetz erlassen.

6 Tipps für Agenda und Protokoll

1. Agenda rechtzeitig einplanen: Damit sich alle Teilnehmer*innen einer Sitzung ausreichend gut vorbereiten können, muss auch die Agenda ausreichend zeitig an die Teilnehmer*innen gegeben werden. Für die Eingabe von Themen für die Agenda muss daher ein Redaktionsschluss terminiert werden.

2. Teilnehmer*innen kenntlich machen: Sowohl aus der Agenda wie aus dem Protokoll muss hervorgehen, wer an der Sitzung teilnehmen wird und teilgenommen hat, von wem ein Thema eingebracht wurde und wer im Verteiler des Dokumentes ist.

3. Sonstiges streichen: Das Thema „Sonstiges“ bzw. “Verschiedenes” gehört auf keine Agenda, denn es lädt die Teilnehmer*innen dazu ein, sich vor der Sitzung keine vorbereitenden Gedanken machen zu müssen. Dennoch sollte der/die Moderator*in der Sitzung zum Ende hin aktuelle Themen abfragen, damit nicht aus formalistischen Gründen Wichtiges unbesprochen bleibt.

4. Zuständigkeiten benennen: Im Protokoll muss klar festgehalten sein, wer (zusammen mit wem) zuständig ist und in welchem Zeitraum oder bis zu welchem Termin ein Thema zu behandeln, eine Entscheidung umzusetzen ist.

5. Protokoll schnell versenden: Ein gutes Protokoll kommt sehr zeitnah nach der Sitzung in den Verteiler, spätestens am ersten Arbeitstag nach der Sitzung. Das unterstreicht seine Bedeutung als wichtiges Kommunikationsinstrument im Unternehmen.

6. Fortschritte verfolgen: Das erste Thema auf der nächsten Agenda ist der Abgleich der bei der letzten Sitzung protokollierten Entscheidungen mit dem Stand ihrer Umsetzung.

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