Stellen Sie sich vor, es ist Montagmorgen und Sie genießen Ihren ersten Kaffee. Doch statt eines produktiven Starts in die Woche erreichen Sie gleich mehrere Krankmeldungen aus Ihrem Team. Die Freude auf spannende Projekte verwandelt sich schnell in Sorge und Stress. Als Unternehmer:in kennen Sie diese Situation nur zu gut. Häufige Krankmeldungen können nicht nur die tägliche Arbeit belasten, sondern auch die Moral des gesamten Teams beeinträchtigen. Doch wie geht man am besten mit dieser Herausforderung um? Die Lösung liegt in einem tiefen Verständnis der Ursachen und einer durchdachten Strategie zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden.
Die emotionale und praktische Belastung
Es ist frustrierend, wenn Krankmeldungen zur Routine werden. Plötzlich stehen Ihre verbleibenden Mitarbeiter:innen unter Druck, Überstunden zu leisten, um die entstandenen Lücken zu füllen. Die Stimmung im Team sinkt und zusätzliche Kosten entstehen. Wichtige Projekte geraten ins Stocken, und Sie beginnen sich zu fragen: „Wie lange können wir das noch durchhalten?“
Neben der emotionalen Belastung – der ständigen Sorge um das Wohl Ihrer Teammitglieder und der Unsicherheit durch ihre Abwesenheit – wird klar, dass dieses Problem auch ganz praktische Herausforderungen mit sich bringt. Die Balance zu finden, zwischen Verständnis für die persönliche Situation Ihrer Mitarbeitenden und dem Bedarf, die täglichen Aufgaben zu bewältigen, ist alles andere als einfach.
Krankmeldungen verstehen und dann handeln
Bevor wir uns mit den spezifischen Regeln zur Krankmeldung befassen, sollten wir einen Schritt zurücktreten und uns fragen: Was steckt hinter den häufigen Krankmeldungen? Der erste Schritt zur Lösung beginnt oft mit dem Verständnis der tieferliegenden Ursachen – hier sind die drei wichtigsten:
Stress und Überlastung:
Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kommen jeden Morgen zur Arbeit, aber ihre Gesichter erzählen eine andere Geschichte. Ständig steigende Anforderungen, unerfüllte Deadlines und ein unaufhörlicher Druck können zu einem Teufelskreis aus Stress und Überlastung führen. Wenn Teammitglieder regelmäßig krank sind, kann das ein deutlicher Hinweis darauf sein, dass die Arbeitslast oder das Arbeitsumfeld einfach nicht mehr tragbar ist. Hier ist es wichtig, das Alarmsignal ernst zu nehmen und eine Lösung zu finden, bevor es zu spät ist.
Fehlende Unterstützung:
Manchmal reicht es nicht aus, einfach nur Aufgaben zu verteilen. Fehlt es an der notwendigen Unterstützung, sei es durch mangelnde Ressourcen, unklare Anweisungen oder fehlende Rückendeckung, kann das Frustration und schließlich häufige Krankmeldungen nach sich ziehen. Ihre Mitarbeitenden könnten sich überfordert fühlen, und ohne die richtige Hilfe wird die Arbeit schnell zu einer unlösbaren Herausforderung.
Gesundheitliche Probleme:
Und dann gibt es gesundheitliche Probleme, die wir oft nicht sofort erkennen. Häufige Krankmeldungen können auch auf zugrunde liegende gesundheitliche Schwierigkeiten hinweisen. Hier ist es wichtig, einfühlsam und offen zu kommunizieren. Vielleicht sind Anpassungen am Arbeitsplatz nötig oder flexible Arbeitszeiten könnten helfen. Verständnis und Unterstützung sind hier der Schlüssel.
Es ist nicht nur eine Frage der Regeln, sondern der Menschlichkeit. Wenn wir diese tieferliegenden Ursachen verstehen und adressieren, können wir nicht nur die Krankmeldungen reduzieren, sondern auch das Wohlbefinden und die Produktivität unserer Teams nachhaltig verbessern.
Regeln einer Krankmeldung
In Deutschland zum Beispiel beginnt der Krankheitsprozess mit einer wichtigen Pflicht: Arbeitnehmer:innen müssen sich spätestens am ersten Tag ihrer Erkrankung bei ihrem Arbeitgeber melden. Wenn die Krankheit länger dauert, wird es spannend, denn ab dem vierten Krankheitstag ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erforderlich. Seit Januar 2022 geht das auch bequem digital – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung macht es möglich. Während der ersten sechs Wochen der Krankheit übernimmt der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung. Sollte die Erkrankung länger anhalten, springt die Krankenkasse ein und zahlt Krankengeld. Wenn ein Teammitglied jedoch häufig krank ist, kann der Arbeitgeber bereits ab dem ersten Tag eine ärztliche Bescheinigung verlangen. Um Rückkehrern nach längerer Abwesenheit den Einstieg zu erleichtern, empfiehlt sich eine stufenweise Wiedereingliederung. Und um einen klaren Überblick zu behalten, ist es wichtig, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu dokumentieren und Muster zu erkennen, um frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
5 praktische Tipps zur Handhabung von Krankmeldungen
1. Fördern Sie ein gesundes Arbeitsumfeld:
Stellen Sie sich vor, Ihr Büro ist nicht nur ein Ort des Arbeitens, sondern auch ein Raum, in dem Wohlbefinden großgeschrieben wird. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich nicht nur körperlich, sondern auch emotional gut fühlen. Ein gesundes Arbeitsumfeld kann wahre Wunder wirken, um Krankmeldungen zu reduzieren. Gestalten Sie die Arbeitsatmosphäre so, dass sie von Respekt und Unterstützung geprägt ist – das ist oft der erste Schritt zu weniger krankheitsbedingten Ausfällen.
2. Kommunizieren Sie offen:
Stellen Sie sich eine Umgebung vor, in der Ihre Mitarbeitenden offen über ihre Herausforderungen sprechen können. Wenn Ihre Teammitglieder sich wohlfühlen, ihre gesundheitlichen Probleme frühzeitig anzusprechen, können Sie gemeinsam Lösungen finden, bevor es zu einem ernsten Problem wird. Eine offene Kommunikation fördert Vertrauen und verhindert Missverständnisse.
3. Bieten Sie Unterstützung an:
Denken Sie an ein Teammitglied, das sich vor einer langen Woche fürchtet, weil es weiß, dass es die Balance zwischen Arbeit und Gesundheit nicht findet. Seien Sie proaktiv und bieten Sie Unterstützung an, sei es durch flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit von Homeoffice oder zusätzliche Gesundheitsangebote. Ihre Bereitschaft, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen, kann helfen, Überlastung zu vermeiden.
4. Überprüfen Sie Ihre Arbeitslast:
Visualisieren Sie das Bild eines gut geölten Maschinenwerks, bei dem jede Schraube perfekt sitzt. Genauso sollte auch Ihre Arbeitslast verteilt sein. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Aufgaben fair verteilt sind und niemand übermäßig belastet wird. Regelmäßige Überprüfungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor es zu Engpässen kommt.
5. Regeln klar kommunizieren:
Stellen Sie sich vor, Ihre Teammitglieder stehen vor einem klaren und transparenten Regelwerk, das sie bei Krankmeldungen unterstützt. Machen Sie die Regeln bezüglich Krankmeldungen und Bescheinigungen klar und verständlich. Dies verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle wissen, was im Falle einer Krankmeldung zu tun ist.
Fazit
Es ist eine Herausforderung, häufige Krankmeldungen im Team zu managen. Doch mit Empathie, offener Kommunikation und gezielten Maßnahmen können Sie nicht nur die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen minimieren, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden fördern. Denken Sie daran: Ein gesundes Team ist das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens.
