Haben Sie eine 60- oder 70-Stunden-Woche, aber es geht trotzdem nicht voran? Kann es sein, dass Sie zu viel Zeit mit der Organisation Ihres Unternehmens und nicht genug Zeit mit dessen Entwicklung verbringen? Das geht vielen Unternehmer:innen so. Sie sind so gefangen im hektischen Unternehmens-Alltag und im Abarbeiten ihrer To-do-Liste, dass ihnen kaum Zeit bleibt, sich mit den Wachstumschancen Ihrer Firma zu beschäftigen. Wie wäre es, wenn Sie künftig jeden Tag ausreichend Zeit und Energie hätten, um am Wachstum Ihres Unternehmens zu arbeiten? Wie weit könnten Sie Ihre Firma dann bringen? Durch folgende kleine Änderungen gewinnen Sie die nötige Zeit dafür. Probieren Sie es aus!
1. Womit verbringen Sie viel Zeit und was davon können Sie delegieren?
Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Notieren Sie, wie viele Stunden Sie mit welchen Aufgaben verbringen. Überprüfen Sie die Tätigkeiten anhand folgender Fragen:
- Kann das wirklich nur ich erledigen? Wer würde es übernehmen, wenn ich verhindert wäre, und könnte ich demjenigen die Aufgabe übertragen?
- Was ist für eine effektive Übergabe nötig – vielleicht eine Schulung oder eine neue Priorisierung der Aufgaben dieser Person?
- Widme ich mich dieser Sache, obwohl andere Aufgaben gerade wichtiger und dringender wären? Mache ich z.B. dringende Buchhaltungsarbeiten, obwohl sich Kunden mit mir treffen wollen?
- Zögere ich, diese Tätigkeit zu delegieren, da ich befürchte, zu viele Korrekturen vornehmen zu müssen? Wem traue ich es am ehesten zu, meinen Ansprüchen gerecht zu werden? Könnte ich der Person die Freiheit lassen, die Aufgabe auf ihre Art zu bewältigen?
2. Schreiben Sie abends eine Aufgabenliste und behalten Sie dabei Ihre Ziele im Auge
Nutzen Sie beim Schreiben Ihrer To-do-Liste Ihre langfristigen Ziele und Ihre klar definierte Unternehmensvision als Kompass. Das sorgt dafür, dass Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Überprüfen Sie regelmäßig:
Bringen mich meine Handlungen meinem Ziel näher? Werden mich die geplanten Maßnahmen dorthin bringen?
Dadurch werden Sie effektiver und effizienter mit Ihrer Zeit umgehen, und Sie werden mehr Zeit als bisher zur Verfügung haben.
Notieren Sie am Ende jedes Arbeitstages die wichtigsten Aufgaben und deren Prioritäten für den nächsten Tag und reservieren Sie Zeitspannen dafür. Planen Sie Zeit für Unerwartetes und Telefonanrufe ein und seien Sie realistisch, was Sie an dem Tag schaffen können.
Morgens nehmen Sie sich eine Viertelstunde Zeit, um sich hinzusetzen, zu sammeln und sich anhand der Liste auf die Aufgaben des Tages einzustimmen. Lassen Sie keine Unterbrechungen zu. Ihre Kollegen und Kolleginnen werden lernen, Sie zu dieser Tageszeit in Ruhe zu lassen. Das hilft Ihnen, sich besser auf Ihre Aufgaben zu fokussieren und Ihre Arbeit im Büro zu lassen, wenn Sie den Arbeitstag beenden. Würdigen Sie erreichte Ziele, etwa indem Sie sie auf der Liste abhaken.
3. Schaffen Sie sich Ihren perfekten Arbeitstag
Überlegen Sie, wie ein perfekter Arbeitstag für Sie aussieht und was Ihnen Freude und Energie gibt. Nehmen Sie diese Punkte genau in so wichtig wie Meetings: Wenn Ihnen Meditation und ein gutes Frühstück am Morgen und Joggen am Abend sowie das Führen eines Dankbarkeits-Tagebuchs wichtig sind, reservieren Sie dafür Zeiten in Ihrem Tagesplan. Solche Rituale sind eine gute Basis für einen produktiven Tag.
Tipp: Belasten Sie Ihr Gehirn nicht mit unwesentlichen Dingen. Entwickeln Sie Routinen, etwa in puncto Arbeitsbeginn, Kleidungs- oder Speisenwahl und Platz von Unterlagen oder Autoschlüssel. Gewohnte Handlungen erleichtern den Alltag und sorgen für weniger Stress.
4. Planen Sie Auszeiten ein – sie beflügeln!
Planen Sie bei Ihrer Tagesstruktur Auszeiten ein: Momente, in denen Sie aus dem üblichen Zeitplan mit Aufgaben, E-Mails, Anrufen und Besprechungen heraustreten, um zu träumen – genau hier beginnt Innovation. In dieser Zeit erholt sich das Gehirn von der ständigen Stimulation. Eine Auszeit ist die Zeit, in der wir an unserem Leben arbeiten, nicht in unserem Leben. Genauso wie wir Zeit mit visionären Gedanken über unser Geschäft verbringen, und nicht Zeit mit unserem Geschäft. Führungskräfte brauchen Freiräume und Momente des Nichtstuns. Auszeiten unterstützen Ihre Fähigkeit, neue Wege zu finden und Ihre Zeit bewusster auszurichten.
5. Kürzere und effizientere Meetings
Machen Sie es zu Ihrer Firmenpolitik, 20- oder 45-minütige Meetings anzusetzen – anstatt der halben oder ganzen Stunde, die die meisten Kalendersysteme standardmäßig vorsehen. Beginnen und beenden Sie die Sitzungen pünktlich. Legen Sie eine Agenda fest, die Sie an alle Teilnehmer:innen verteilen, und halten Sie sich daran. Bieten Sie bei nicht allzu langen Besprechungen keine kalten Getränke, Kaffee und Speisen an. Der Verzehr kostet Zeit und führt zu störenden Unterbrechungen. Meetings, die nicht länger als 30 Minuten dauern, müssen keine „Sitzung“ sein – vereinbaren Sie besser einen Ort, an dem alle stehen müssen.
6. Cleverer Umgang mit Zeitfressern: E-Mails, Smalltalk, Rückfragen
E-Mails sollten ein Segen sein und uns dienen. Tatsächlich ist die E-Mail-Flut aber für viele zum Fluch geworden. Der ständige Alarm des Posteingangs lenkt die Aufmerksamkeit von anderen Aufgaben ab und behindert die eigene Effizienz und Konzentration. Anstatt jedes neue E-Mail sofort zu beantworten, reservieren Sie zwei fixe Zeiten pro Tag für deren Bearbeitung. Sie werden E-Mails dadurch viel effizienter bearbeiten und auch Ihre Effizienz bei der Erledigung anderer Aufgaben erhöht sich.
Smalltalk und verbindende Gespräche sind wichtig, wenn Sie neue Mitarbeiter:innen oder (potentielle) Kunden und Kundinnen kennenlernen wollen. Sobald Sie aber diese Beziehungen aufgebaut haben, ist ausgiebiger Smalltalk wahrscheinlich nicht mehr bei jedem Treffen nötig. Das Plaudern kostet oft mehr Zeit als das eigentliche Geschäftsgespräch. Die Menschen, mit denen Sie sprechen, sind ebenfalls sehr beschäftigt. Sie werden Ihre Fähigkeit, schnell auf den Punkt zu kommen und in der Sache vorwärtszukommen, zu schätzen wissen.
Planen Sie in Ihrem Kalender fixe Zeiten für die Rückfragen Ihres Teams ein. So vermeiden Sie Unruhe durch ständige Unterbrechungen und Sie werden mehr Zeit und Konzentration für wichtige Aufgaben haben. Sie können besser planen, Dinge in Ruhe durchdenken und die Unternehmenskultur von der Brandbekämpfung hin zu Qualität, Strategie und durchdachten Plänen verändern.
Wenn Sie diese Tipps nach und nach zur lieben Gewohnheit machen, werden Sie garantiert mehr Zeit für Unternehmeraufgaben haben und Ihr Business hat wesentlich größere Chancen, sich erfolgreich zu entwickeln und am Markt zu behaupten.
- Worauf es ankommt, wenn Sie sich aus der Selbständigkeit zum Unternehmer*in entwickeln
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