Kennen Sie das? Sie sind wieder nicht fertig geworden? Oder gestresst, weil Sie unvorbereitet, ins Meeting, Personal- oder gar Kundengespräch gehen? Der Tag hat für uns alle nur 24 Stunden. Diese kann man nur einmal nutzen. Neben beruflichen Aufgaben und Zielen sind da noch Erwartungen ans Privatleben, Familie, Freunde und Hobbies. Hier ist die Pyramide des Zeitmanagements ein praxistaugliches Instrument für alle, die endlich mehr Effizienz und Zufriedenheit in ihrem Leben als Unternehmer oder Unternehmerin umsetzen wollen.
Zeitmanagement kann man lernen
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Die Erkenntnis von Seneca hat bis heute nicht an Gültigkeit verloren. Zum Zauberwort Zeitmanagement finden sich unendliche Methoden und Techniken. Trotzdem scheitern so viele daran. Daher stelle ich Ihnen hier eine meiner Lieblingsmethoden vor: die Pyramide des Zeitmanagements ist in zehn aufeinander aufbauenden Stufen konzipiert. Es lohnt sich, jede dieser Stufen und Tipps zu berücksichtigen und ausreichend zu klären. Dann werden Sie wirklich einen entscheidenden Schritt weiter sein.
Stufe 1: Was treibt mich an?
Grundlage und somit 1. Stufe der Pyramide ist es, den für sich relevanten Sinn und Zweck des Lebens zu kennen. Dieser kann z.B. durch Modelle der Persönlichkeitsentwicklung, des „Goldenen Kreises“ und durch Wertearbeit bewusstgemacht werden. Hier finden Sie – idealerweise auch mit einem Coach oder Gesprächspartner auf Augenhöhe heraus, was Sie wirklich antreibt. Es geht an dieser Stelle um Ihr WARUM.
Stufe 2: Welcher Lebensbereich ist wichtig?
Die 2. Stufe der Pyramide dient der Priorisierung der Lebensbereiche. Darunter fallen Familie, Beruf, Gesundheit, Hobbies, Finanzen. In der Regel kann man nicht alle Bereiche gleichwertig befriedigen. Als Fazit dieser Stufe könnte man zusammenfassen: Klarheit in den Zielen und Lebensbereichen gestaltet das Leben entspannter.
Stufe 3: Wie werde ich ein hervorragender Zeitmanager?
Die 3. Stufe betrifft die (eigene) Psychologie: man entscheidet sich dazu, ein hervorragender Zeitmanager zu sein. Ich sehe mich selbst bewusst als gut organisiert, effektiv und produktiv an. Dieses motivierende Bild kann durch kleine Techniken (tägliche Routinen, Smartphone Hintergrund, To-Do Listen, etc.) lebendig gehalten werden.
Stufe 4: Konkret auf verschiedenen Ebenen planen
Stufe 4 betrifft die übersichtliche und realistische Planung, und zwar vom Mehr-Jahres-Plan bis zum Tag heruntergebrochen. Es fällt leichter, wenn berufliche und private Termine in einem gemeinsamen Kalender geführt werden. Private Termine (Sport, Familie, etc.) sowie Puffer für Unvorhergesehenes müssen berücksichtigt werden, sonst ist der Plan vermutlich Makulatur, bevor er losgeht. Es gibt unzählige Programme und Hilfsmittel auf dem Markt, mit welchem Medium (analog/digital) geplant wird, darf der eigenen Neigung überlassen werden, der Erfolg liegt in der genauen Planung und der Umsetzung.
Stufe 5: Prioritäten klären
Die Stufe 5 beschäftigt sich mit der Priorisierung. Fokussieren Sie sich auf die Themen, die für Sie am wichtigsten sind. Effizienz erhalten Sie z.B. unter Beachtung des Pareto-Prinzips, d.h. mit 20% des Einsatzes lässt sich bereits 80% des Ergebnisses erzielen. Fragen Sie sich, ob es sich lohnt, 80% des Aufwands/Zeit dafür zu investieren, die verbliebenen 20% des bestmöglichen Ergebnisses zu heben. Weitere interessante Techniken sind unter anderem „Eisenhower-Matrix“, „Pareto-Prinzip“ (auch doppelt verwendet, also 20% von den 20%), „ALPEN-Methode“, „Eat the frog“, „Pomodoro-Methode“, „Getting Things Done“, „ABC-Methode“ und viele mehr.
Stufe 6: Projektmanagement – aber richtig
Ein großer Zeitfresser ist schlechtes Projektmanagement, deshalb beschäftigt sich Stufe 6 mit eben diesem. Eine saubere Ziel-, Engpass- und Zeitdefinition gepaart mit klarer Verantwortlichkeit und gutem Controlling sorgen für gute, planbare Ergebnisse. Projektmanagement-Tools wie monday, Agganty, Asana, MS Project, Open Project, Trello können gut unterstützen.
Stufe 7: Mit Konsequenz zum Erfolg
Die Arbeitsmoral auch in schwierigen Phasen bewusst positiv hochzuhalten. Das ist Thema der Stufe 7. Meine Tipps sind hier: beachten Sie den eigenen Biorhythmus, indem Sie Ihre wirklich produktiven Tageszeiten nutzen. Bauen Sie kurze Sportintervalle zur Ankurbelung des Kreislaufs ein und visualisieren Sie Ihr gewünschtes Ziel, um sich kontinuierlich zu motivieren.
Stufe 8: Zeitdiebe erkennen und ausschalten
Stufe 8 ist interessant, denn die Zeitdiebe lauern überall, es gilt sie zu eliminieren. An dieser Stelle nur ein paar Beispiele von Themen, auf die man achten und an denen man unbedingt arbeiten sollte: unklare Zielsetzung, schlechte Planung, zu wenig Delegation, Wartezeiten, die Unfähigkeit nein zu sagen, Ablenkung, Meetings ohne Agenda und Zeitplan, mangelnde Koordination/Teamwork, Newsletter, und und und.
Stufe 9: Kompetenzen erwerben
Neuere Techniken, wie zum Beispiel Schnell-Lesetechnik, schnelleres Abspielen von Videos, aber auch 10-Finger-Schreiben und Diktierfunktionen sind Thema der Stufe 9 für schnelleres und intelligenteres Arbeiten. Permanente Weiterbildung, z.B. tägliche Fachliteratur gehört auch dazu. Ich persönlich habe mir angewöhnt, jeden Morgen 30 Minuten Fachliteratur aus meinem Gebiet des Coachings zu lesen – jeden Tag werde ich vom Spezialisten zum kompetenten Experten.
Stufe 10: Das Ruder des Tages
Die letzte Stufe 10 zur Erreichung bzw. Verbesserung des Zeitmanagements ist die gute Einstimmung in den Tag als Ruder des Tages. Morgenroutinen wie Meditation, Sport, gutes Frühstück motivieren für die Aufgaben des Tages, jeder hat hier eigene Vorlieben, ich schwöre auf einen 5 km Lauf und ein Müsli mit Früchten.
Mehr Lebensqualität durch weniger Aufwand
Nehmen Sie sich die Zeit, um alle Stufen der Pyramide des Zeitmanagements für sich zu definieren. Sie werden Ihre Chancen erhöhen, mit Ihren 24 Stunden am Tag wirklich gut auszukommen. Denn das Ziel ist nicht weniger, als eine höhere Lebensqualität durch weniger Aufwand, weniger Fehler und weniger Druck zu erreichen.
Der Weg zu einem guten Zeitmanagement und einer gelungenen Work Life Balance ist einer von vielen Themenkomplexen, die wir bei Bedarf in unseren TAB Unternehmer-Boards diskutieren. Das Ziel dieser kollegialen Beratung unter Unternehmern ist immer, den Teilnehmer*innen das Leben leichter zu machen und sie ihrer Unternehmervision ein Stück näherzubringen.
Autor: Hendrik Witte
- Worauf es ankommt, wenn Sie sich aus der Selbständigkeit zum Unternehmer*in entwickeln
- Welche Rolle Ihr “Warum” für Sie und Ihr Unternehmen spielt
- Wie Sie wieder aktiv AN Ihrem Unternehmen arbeiten können
