Home Office – so sichern Sie Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter

TAB The Alternative Board Blog

Die aktuelle Situation der Corona-Pandemie hat die Situation von Unternehmen dramatisch verändert. Für die überwiegende Mehrheit der Firmen bedeutet dies, wo immer möglich, Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Was Unternehmer jetzt beachten sollten, damit ihre Teams motiviert und produktiv vom Home Office aus arbeiten. 

Gefahr: Verzögerung der Arbeitsabläufe

Auch wenn der Trend zum Home Office in den letzten Jahren stetig zugenommen hat, kann der plötzliche Übergang vom Firmenarbeitsplatz zur Arbeit von zu Hause aus zu riskanten Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Dies kann eine weitere existentielle Bedrohung für ein Unternehmen bedeuten.

Lesen Sie hier wichtige Tipps für Arbeitgeber, die Sie unterstützen sollen, damit Ihre Teams produktiv arbeiten und Sie die Motivation bei Ihren Mitarbeitern hoch halten:

Die Situation Ihrer Mitarbeiter verstehen 

Für das Führen von  “Online-Teams” ist es unerlässlich, die Herausforderungen zu verstehen, denen sich Ihre Teammitglieder ausgesetzt sehen. Dazu gehören unter anderem:

Fehlende Face-to-Face Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Chef

Je länger diese außergewöhnliche Lage andauert, desto mehr können Mitarbeiter ohne persönliche Interaktion das Gefühl bekommen, dass die Abstimmung mit ihren Vorgesetzten (die ja ebenfalls online arbeiten) hinsichtlich Arbeitserwartungen, Fristen, Änderungen in Prozessen usw. nur suboptimal ist und das Team nicht mehr an einem Strang zieht. 

Begrenzter Zugang zu Informationen

Während es bisher einfach war, an die erforderlichen Informationen für die Erledigung der Arbeitsaufträge heranzukommen, wird jetzt unter Online-Arbeitsbedingungen dafür möglicherweise mehr Zeit und Energie benötigt. 

Missverständnisse unter Kollegen

Während Teamkollegen unter offline-Umständen auch schlechte Stimmungen gegenseitig ganz automatisch einschätzen können, ist dies unter Home Office-Bedingungen schwieriger möglich. Es kann also auch zu Verwerfungen innerhalb des Teams kommen, die den Arbeitserfolg beeinträchtigen. 

Bieten Sie Anleitungen zu Herausforderungen zur Arbeit im Home Office an

Oft fehlen Mitarbeitern detaillierte Anleitungen,  wie sie ihre Arbeit aus der Ferne erledigen sollen. Hier hilft es, wenn Sie Ihren Teams im Home Office einige Richtlinien mit an die Hand geben, die für alle verbindlich sein sollten: 

Einen konkreten Arbeitsbereich zu Hause einrichten

Wie wir alle wissen, sind Ablenkungen für gute Arbeitsergebnisse im Home Office absolut kontraproduktiv. In Anbetracht dessen sollten Sie als  Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter auch dahingehend motivieren, einen festgelegten Arbeitsplatz zu Hause mit minimalen Ablenkungen zu definieren. 

Unterstützen Sie die regelmäßige Kommunikation

Es liegt an Ihnen als Chef, die Möglichkeiten der digitalen Technologie zur Verfügung zu stellen, um die laufende Kommunikation sicherzustellen und zu unterstützen. Mobile Messaging Dienste in Gruppenchats sind  für die tägliche informelle Kommunikation im Team gut geeignet. Alle Vorgesetzten sollten mehrmals täglich Kontakt zu ihren Teammitgliedern aufnehmen. Nutzen Sie hierfür Textnachrichten, Videokonferenzen oder zumindest den täglichen Anruf, um

  • Arbeitsprojekte nach vorn zu treiben,
  • das Gefühl der sozialen Isolation Ihrer Teammitglieder zu verringern, 
  • zeitnahe Lösungen für auftretende Probleme zu ermöglichen.

Vereinbaren Sie hierfür unbedingt eindeutige Regeln, wie zum Beispiel eine festgelegte Kernarbeitszeit, um die gegenseitige Erreichbarkeit auch im Home Office sicherzustellen. 

Ermutigen Sie zu Arbeitspausen

Gerade im Home Office sind regelmäßige Pausen wichtig, auch um die Arbeit zu strukturieren und um motiviert zu bleiben. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt, auch tagsüber Pausen – wenn möglich an der frischen Luft – einzuplanen. Dies wird sich positiv auf Motivation, Grundeinstellung und Arbeitsergebnisse auswirken. 

Achten Sie auf die Cybersicherheit

Auch dieser Punkt sollte offen angesprochen werden, um Risiken gerade jetzt zu minimieren: 

  • Weisen Sie die Mitarbeiter an, keinen verdächtigen E-Mail-Anhang (also zum Beispiel keine offene Datei oder einen unbekannten Link) zu öffnen.
  • Stellen Sie sicher, dass die erforderliche Sicherheitssoftware aktualisiert und rigide Antivirenmaßnahmen auf den Home Office Geräten Ihrer Mitarbeiter eingerichtet sind. 
  • Fordern Sie die Mitarbeiter auf, ihre Arbeit routinemäßig zu sichern (idealerweise mehrmals täglich).
  • Bieten Sie so viel externe IT-Unterstützung an wie Ihre Ressourcen es zulassen.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, was im Falle einer Sicherheitsverletzung zu tun ist.

Wir alle haben notgedrungen die aktuelle Krise vor Augen, durch die wir unsere Unternehmen jetzt manövrieren müssen. Durch gut durchdachte Zusammenarbeit können Arbeitgeber und ihre Teams die Arbeitsabläufe jetzt stabilisieren, bis sich unsere Lebens- und Arbeitsbedingungen wieder normalisieren werden.

 

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