Wie enden Arbeitsverhältnisse eigentlich? Wie in allen Bereichen des Lebens gibt es auch im Arbeitsleben ein Ende und nicht jedes Arbeitsverhältnis hält für immer. Der Abschied einer geschätzten Kollegin oder eines geschätzten Kollegen kann für Firmen oft schmerzhaft sein, da wertvolles Know-how für den Betrieb verloren geht. Doch auch in diesem Fall bietet ein geregelter Offboarding-Prozess für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Chancen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein strukturiertes Offboarding so wichtig ist und welche Vorteile es für Sie als Unternehmen bringt.
Was ist Offboarding?
Offboarding ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen, wenn es darum geht, einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zu verabschieden, der bzw. die das Unternehmen verlässt. Dieser Prozess wird auch als „Exit-Management“ bezeichnet und endet in der Regel am letzten Arbeitstag des/der Mitarbeitenden, nachdem alle erforderlichen Formalitäten abgeschlossen wurden.
Das Hauptziel des Offboardings ist es, einen reibungslosen und positiven Abschied des/der Mitarbeitenden zu gewährleisten, bei dem Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in im Rahmen eines Offboarding-Gesprächs in einer guten Atmosphäre auseinandergehen.
Onboarding vs. Offboarding
Onboarding und Offboarding sind die beiden wichtigsten Prozesse, die eine Person durchläuft, wenn sie in einem Unternehmen anfängt und wenn sie es verlässt. Beide Phasen können mit Unsicherheiten und Risiken verbunden sein, sowohl für das Teammitglied als auch für die Organisation. Beim Onboarding äußert sich dies oft in nervöser Aufregung, wenn der / die neue Kolleg:in und das Unternehmen die Passung testen.
Beim Offboarding hingegen sind die Unsicherheiten mit den Entscheidungen verbunden, die zum Ausscheiden des bzw. der Mitarbeitenden geführt haben.
Warum ist erfolgreiches Offboarding so wichtig?
Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, kann sie entweder zum/zur Befürworter:in oder zum/zur Gegenspieler:in Ihres Unternehmens werden. Diejenigen, die positiv über ihre Erfahrungen sprechen, können potenzielle neue Mitarbeitende anziehen und somit Ihrem Unternehmen zugutekommen.
Unzufriedene Ex-Mitarbeiter:innen hingegen werden niemandem Ihr Unternehmen empfehlen und können Ihnen langfristig schaden.Um sicherzustellen, dass alle Perosnen, die das Unternehmen verlassen, zu Fürsprecher:innen werden, ist ein strukturierter und klarer Offboarding-Prozess unerlässlich.
Ein solcher Offboarding Prozess trägt dazu bei, Missverständnisse nach dem Weggang des/der Mitarbeitenden zu vermeiden. Nehmen Sie sich Zeit, um ein klares Bild von den Erfahrungen des/der Mitarbeitenden zu erhalten. So können Sie eine positive Trennung erreichen und gleichzeitig zusätzliche Möglichkeiten für Networking, Entwicklung und Wachstum eröffnen.
Chancen einer Offboarding Strategie
- Weitergabe von Wissen
Wenn sich ein Teammitglied beim Abschied wertgeschätzt fühlt, ist er eher bereit, sein Wissen bei der Einarbeitung seines Nachfolgers oder seiner Nachfolgerin weiterzugeben. Das kann Ihrem Unternehmen Zeit und Mühe sparen, die für die Organisation einer anderen Übergabe benötigt werden. - Ehrliches Feedback
Ein Exit-Gespräch gibt beiden Seiten die Gelegenheit, Verbesserungsvorschläge aufzunehmen und so das Exit-Management zu optimieren. - Senkung der Kosten
Ist der Trennungsprozess gründlich organisiert, werden kostspielige Fehler vermieden – zum Beispiel Gehaltsfortzahlungen oder fehlende Unterlagen. - Ihr Image als Arbeitgeber
Viele ehemalige Mitarbeitende machen sich auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie Kununu später Luft oder berichten über ihren Job auf Linkedin oder Xing. Davon kann das Unternehmensimage profitieren – oder Schaden nehmen, was das weitere Recruiting erschwert.
- Worauf es beim Bewerbungsgespräch ankommt
- Wie Sie Mitarbeiter*innen an der richtigen Position einsetzen
- Wie Sie als Team bessere Entscheidungen treffen
Checkliste: Was ist beim Offboarding Prozess zu beachten?
1. Schalten Sie die Personalabteilung direkt ein
Sobald der Austritt eines/einer Mitarbeiter:in offiziell ist, sollten Sie Ihre Personalabteilung einschalten. Gemeinsam sollten Sie klären, wie viel Resturlaub noch übrig ist, welche finanziellen Ansprüche bestehen und wann der letzte Arbeitstag ist. Um ein reibungsloses Offboarding zu gewährleisten, sollte das Unternehmen sich bemühen, den Austritt möglichst einvernehmlich zu regeln.
2. Bereiten Sie alle Unterlagen vor
Erstellen Sie jetzt wichtige Unterlagen – zum Beispiel die letzte Gehaltsabrechnung , Meldung zur Sozialversicherung, Steuerkarte und das Arbeitszeugnis. Ein gutes Arbeitszeugnis ohne Geheimcodes begünstigt nicht nur den Jobeinstieg woanders – es steigert auch die Chancen auf eine gute Arbeitgeber-Bewertung.
3. Seien Sie transparent
Beim Offboarding sollten Vorgesetzte offen mit ihrer Abteilung kommunizieren, warum der oder die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt. Dadurch können Gerüchte und unnötige Unruhe vermieden werden. Zusätzlich sollten sie auch ihre Kund:innen im Auge behalten und diese rechtzeitig über den Personalwechsel informieren. Wichtig ist dabei zu klären, wer die Aufgaben des/der Mitarbeitenden übernimmt und wer der neue Ansprechpartner oder die neue Ansprechpartnerin ist.
4. Nutzen Sie das Feedbackgespräch
Führen Sie grundsätzlich immer ein professionelles Trennungsgespräch . Kommunizieren Sie dem / der scheidenden Mitarbeiter:in, wie der weitere Offboarding-Prozess abläuft und bitten Sie ebenfalls um Feedback.
5. Sichern Sie eine geregelte Übergabe
Klären Sie zusammen mit dem / der Mitarbeitenden, welche Aufgaben noch beendet und welche an andere Kolleg:innen delegiert werden müssen. Wichtig ist zudem eine Dokumentation einzelner Abläufe: So haben Nachfolger:innen direkt ein Briefing zur Hand, das ihnen bei der Einarbeitung und neuen Aufgaben hilft.
6. Planen Sie eine Neubesetzung
Um Probleme im Arbeitsablauf zu vermeiden, ist es wichtig, schnell eine Nachfolge für den bzw. die ausgeschiedene/n Mitarbeiter:in zu finden. Hierfür kann eine interne oder externe Rekrutierung notwendig sein. Falls noch kein Ersatz gefunden wurde, sollten die verbleibenden Kolleg:innen die Aufgaben gerecht untereinander aufteilen, um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten.
7. Gehen Sie auf Nummer sicher
Sorgen Sie dafür, dass der oder die Mitarbeiter:in am letzten Arbeitstag alle Schlüssel, Karten und Ausweise zurückgibt und dass die Zugangsdaten zu allen Benutzerkonten gesperrt werden. Auch alle firmeneigenen Geräte wie Smartphones, Laptops oder Dienstwagen sollten zurückgegeben werden. Eine Checkliste mit allem Firmeneigentum, die bereits beim Onboarding erstellt wurde, kann hierbei helfen.
8. Nehmen Sie Abschied
Vergessen Sie beim Offboarding auf keinen Fall einen angemessenen Abschied, abhängig von den Umständen und der Dauer der Zugehörigkeit des/der Mitarbeiternden. Eine Dankesrede des / der Vorgesetzten ist dabei ein wichtiger Bestandteil und zeigt die Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Zum Abschluss empfiehlt es sich, noch ein persönliches Gespräch unter vier Augen zu führen, um sich gebührend voneinander zu verabschieden.
Fazit:
Wie Sie Ihre Ex-Mitarbeiter:innen verabschieden, kann einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung Ihres Unternehmens haben. Der klug geplante Offboarding-Prozess ist die letzte Gelegenheit, um Ihren Werten und Ihrem Ruf als Arbeitgeber:in gerecht zu werden.
Indem Sie einen professionellen und respektvollen Umgang mit Ihren ausscheidenden Mitarbeiter:innen pflegen, zeigen Sie, dass Ihre Firma sich um seine Belegschaft kümmert und dass Sie bereit sind, in sie zu investieren – auch wenn sie das Unternehmen verlassen.
Dies kann dazu beitragen, positive Empfehlungen und Rezensionen zu generieren, die wiederum zur Folge haben, dass Ihr Unternehmen attraktiver für potenzielle Mitarbeiter:innen wird. Ein guter Offboarding-Prozess kann somit zu einer authentischen und starken Arbeitgebermarke beitragen, die sich nicht nur auf Ihre aktuelle, sondern auch auf die zukünftige Belegschaft auswirken kann.
