Ein Mitarbeitender liefert seit Wochen unzuverlässig ab, die Stimmung im Team kippt langsam und Sie merken, dass sich immer mehr kleine Konflikte aufstauen. Vielleicht hören Sie Sätze wie: „Mit ihm funktioniert die Zusammenarbeit einfach nicht mehr.“ Oder: „So kann das nicht weitergehen.“ Wenn wir in unseren Unternehmer-Boards über Führung sprechen, landet dieses Thema früher oder später fast immer auf dem Tisch. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie schwierige Situationen mit Mitarbeitenden professionell angehen, worauf Sie achten sollten und warum die Ursache oft tiefer liegt, als es auf den ersten Blick scheint.
Schwierige Mitarbeiter: Liegt das Problem wirklich bei der Person?
Wir sprechen regelmäßig mit Unternehmerinnen und Unternehmern, die uns erzählen, dass einzelne Mitarbeitende Veränderungen blockieren, ständig diskutieren, Konflikte auslösen oder sich aus ihrer Sicht nicht ausreichend engagieren.
Schaut man genauer hin, zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild. Die wenigsten Menschen kommen morgens zur Arbeit mit dem Vorsatz, Probleme zu verursachen oder ihrem Unternehmen zu schaden. Hinter auffälligem Verhalten stecken oft Überforderung, fehlende Klarheit, persönliche Belastungen, ungelöste Konflikte oder unklare Erwartungen.
Der Fisch stinkt meistens vom Kopf: Diese Erkenntnis ist manchmal unbequem, eröffnet aber die Chance, die eigentliche Ursache zu erkennen.
Konflikte im Team lösen: Warum Abwarten die Situation oft verschärft
Viele Führungskräfte hoffen, dass sich schwierige Situationen von allein lösen. Nach dem Motto: Das wird sich schon wieder einrenken. Unsere Erfahrung zeigt: Das passiert nur selten. Was zunächst wie eine kleine Irritation wirkt, entwickelt sich mit der Zeit oft zu einem echten Problem. Missverständnisse häufen sich, die Stimmung im Team leidet und die Leistungsfähigkeit sinkt.
„Eigentlich hätte ich das Thema schon vor Monaten ansprechen müssen.“
„Ich wollte die Situation nicht eskalieren lassen.“
„Ich dachte, das regelt sich von selbst.“
Wer Konflikte dauerhaft unter den Teppich kehrt, riskiert, dass aus einer Kleinigkeit ein handfester Konflikt wird. Je früher Sie das Gespräch suchen, desto größer ist die Chance, gemeinsam eine Lösung zu finden.
Mitarbeitergespräche führen: Warum konkrete Beobachtungen wichtiger sind als Vermutungen
Viele Konfliktgespräche scheitern daran, dass über Charaktereigenschaften statt über konkrete Beobachtungen gesprochen wird. Aussagen wie „Sie sind unmotiviert“ oder „Sie passen nicht ins Team“ führen selten zu einer konstruktiven Lösung.
Beschreiben Sie stattdessen, was Sie konkret wahrnehmen.
- Welche Verhaltensweisen fallen Ihnen auf?
- Welche Auswirkungen haben diese auf das Team, die Zusammenarbeit oder die Ergebnisse?
Je sachlicher Sie bleiben, desto leichter fällt es Ihrem Gegenüber, die Situation nachzuvollziehen. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie sagen: „Sie arbeiten unzuverlässig.“ Oder: „In den vergangenen vier Wochen wurden drei vereinbarte Termine nicht eingehalten, wodurch sich das Projekt verzögert hat.“
Leistungsabfall bei Mitarbeitern: Was hinter plötzlichen Veränderungen stecken kann
Ein Unternehmer berichtete in einem unserer Unternehmer-Boards von einem langjährigen Mitarbeitenden, dessen Leistung innerhalb weniger Monate deutlich nachgelassen hatte. Aufgaben blieben liegen, die Fehlerquote stieg und im Team machte sich zunehmend Unmut breit.
Der Unternehmer war überzeugt, dass der Mitarbeitende innerlich bereits gekündigt hatte. Im gemeinsamen Austausch wurde deutlich, dass niemand das direkte Gespräch gesucht hatte.
Als es schließlich dazu kam, stellte sich heraus, dass der Mitarbeitende seit Monaten ein Familienmitglied pflegte und zunehmend an seine Grenzen kam. Gemeinsam wurden Prioritäten angepasst, Aufgaben neu verteilt und die Arbeitszeit vorübergehend flexibilisiert.
Wenige Wochen später stabilisierte sich die Situation. Natürlich lässt sich nicht jeder Konflikt so lösen. Das Beispiel zeigt jedoch, wie schnell wir voreilige Schlüsse ziehen, wenn wir nur die Symptome sehen.
Unklare Erwartungen im Team: Warum Missverständnisse oft hausgemacht sind
Viele Unternehmerinnen und Unternehmer gehen davon aus, dass bestimmte Dinge selbstverständlich sind. Darin liegt häufig das Problem. Was für Sie glasklar erscheint, muss für Ihr Team noch lange nicht eindeutig sein.
- Wer ist wofür verantwortlich?
- Welche Ergebnisse werden erwartet?
- Welche Werte und Verhaltensweisen sind Teil der Unternehmenskultur?
Gerade in wachsenden Unternehmen entstehen Reibungsverluste oft deshalb, weil Zuständigkeiten unklar bleiben. In Unternehmer-Boards hören wir immer wieder: „Eigentlich dachte ich, das wäre längst geklärt.“ Die Erfahrung zeigt: Was nicht ausgesprochen wird, sorgt früher oder später für Missverständnisse.
Wenn Mitarbeiter ständig diskutieren: Wie fehlende Zuständigkeiten Konflikte auslösen
Eine Unternehmerin schilderte uns die Situation eines Mitarbeitenden, der in Meetings regelmäßig Entscheidungen hinterfragte und Diskussionen in die Länge zog. Das Team empfand ihn als anstrengend.
Im Gespräch stellte sich jedoch heraus, dass Entscheidungswege nie eindeutig definiert worden waren. Der Mitarbeitende wollte Verantwortung übernehmen, wusste aber nicht, wo seine Zuständigkeit begann und endete.
Nachdem Rollen und Prozesse klar definiert wurden, entspannte sich die Situation spürbar. Manchmal ist ein schwieriger Mitarbeitender kein Problem, das gelöst werden muss. Manchmal macht er auf ein Problem aufmerksam, das bereits im System steckt.
Schwierige Mitarbeitergespräche führen: So schaffen Sie Klarheit statt Frust
Niemand führt solche Gespräche gern. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer schieben sie vor sich her, weil sie Konflikte vermeiden möchten oder Sorge haben, die Beziehung zu belasten. Die Erfahrung zeigt jedoch: Das Gespräch, das Sie seit Wochen vor sich herschieben, kostet häufig mehr Energie als das Gespräch selbst.
Machen Sie deutlich, welche Erwartungen Sie haben und welche Veränderungen notwendig sind.
Bereiten Sie sich gut vor.
Bleiben Sie bei Ihren Beobachtungen.
Hören Sie aktiv zu.
Fragen Sie nach.
Wann Führungskräfte klare Grenzen setzen müssen
So wichtig Verständnis und Empathie auch sind: Nicht jede Situation lässt sich lösen. Wenn Gespräche keine Veränderung bewirken, Vereinbarungen wiederholt nicht eingehalten werden oder das Verhalten dauerhaft negative Auswirkungen auf das Team hat, braucht es Konsequenz. Das fällt vielen Unternehmerinnen und Unternehmern schwer, besonders wenn Mitarbeitende schon lange Teil des Unternehmens sind.
Dennoch gilt: Wer dauerhaft wegschaut, belastet oft das gesamte Team. Die anderen Mitarbeitenden beobachten sehr genau, wie mit schwierigen Situationen umgegangen wird. Führung bedeutet deshalb auch, Verantwortung für das große Ganze zu übernehmen. Manchmal ist eine klare Entscheidung fairer als ein monatelanges Aussitzen.
Führungsverhalten reflektieren: Warum wiederkehrende Konflikte auf systemische Probleme hinweisen
Diese Erkenntnis ist unbequem, aber wichtig. Wenn ähnliche Probleme immer wieder auftreten, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die eigene Führung.
- Sind Erwartungen klar formuliert?
- Gibt es regelmäßiges Feedback?
- Werden Konflikte frühzeitig angesprochen?
- Ist Verantwortung eindeutig verteilt?
In unseren Unternehmer-Boards erleben wir immer wieder, dass sich Herausforderungen mit Mitarbeitenden deutlich reduzieren, sobald Führung klarer und Kommunikation verbindlicher werden. Wer bei anderen Veränderung erwartet, sollte unserer Erfahrung nach deshalb immer auch die eigene Rolle hinterfragen.
Schwierige Mitarbeiter erfolgreich führen: Klarheit schlägt Konfliktvermeidung
Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden gehört zum Unternehmeralltag. Entscheidend ist nicht, ob Herausforderungen entstehen. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen. Wer Probleme früh erkennt, offen anspricht und klare Erwartungen formuliert, schafft die Grundlage für Vertrauen, Entwicklung und eine gesunde Unternehmenskultur.
Wer Konflikte dauerhaft aussitzt, riskiert, dass aus kleinen Reibungen große Baustellen werden. Die wichtigste Frage lautet deshalb:
Welches Gespräch schieben Sie gerade vor sich her?
Vielleicht ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, es zu führen.
