Die aktuelle Situation der Corona-Pandemie hat die Situation von Unternehmen dramatisch verändert. Für die überwiegende Mehrheit der Firmen bedeutet dies, wo immer möglich, Mitarbeiter*innen von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Was Unternehmer*innen jetzt beachten sollten, damit ihre Teams motiviert und produktiv vom Home Office aus arbeiten.
Gefahr: Verzögerung der Arbeitsabläufe
Auch wenn der Trend zum Home Office in den letzten Jahren stetig zugenommen hat, kann der plötzliche Übergang vom Firmenarbeitsplatz zur Arbeit von zu Hause aus zu riskanten Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Dies kann eine weitere existentielle Bedrohung für ein Unternehmen bedeuten.
Lesen Sie hier wichtige Tipps für Arbeitgeber*innen, die Sie unterstützen sollen, damit Ihre Teams produktiv arbeiten und Sie die Motivation bei Ihren Mitarbeiter*innen hoch halten:
Die Situation Ihrer Mitarbeiter*innen verstehen
Für das Führen von “Online-Teams” ist es unerlässlich, die Herausforderungen zu verstehen, denen sich Ihre Teammitglieder ausgesetzt sehen. Dazu gehören unter anderem:
Fehlende Face-to-Face Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Chef
Je länger diese außergewöhnliche Lage andauert, desto mehr können Mitarbeiter*innen ohne persönliche Interaktion das Gefühl bekommen, dass die Abstimmung mit ihren Vorgesetzten (die ja ebenfalls online arbeiten) hinsichtlich Arbeitserwartungen, Fristen, Änderungen in Prozessen usw. nur suboptimal ist und das Team nicht mehr an einem Strang zieht.
Begrenzter Zugang zu Informationen
Während es bisher einfach war, an die erforderlichen Informationen für die Erledigung der Arbeitsaufträge heranzukommen, wird jetzt unter Online-Arbeitsbedingungen dafür möglicherweise mehr Zeit und Energie benötigt.
Missverständnisse unter Kolleg*innen
Während Teamkolleg*innen unter offline-Umständen auch schlechte Stimmungen gegenseitig ganz automatisch einschätzen können, ist dies unter Home Office-Bedingungen schwieriger möglich. Es kann also auch zu Verwerfungen innerhalb des Teams kommen, die den Arbeitserfolg beeinträchtigen.
Bieten Sie Anleitungen zu Herausforderungen zur Arbeit im Home Office an
Oft fehlen Mitarbeiter*innen detaillierte Anleitungen, wie sie ihre Arbeit aus der Ferne erledigen sollen. Hier hilft es, wenn Sie Ihren Teams im Home Office einige Richtlinien mit an die Hand geben, die für alle verbindlich sein sollten:
Einen konkreten Arbeitsbereich zu Hause einrichten
Wie wir alle wissen, sind Ablenkungen für gute Arbeitsergebnisse im Home Office absolut kontraproduktiv. In Anbetracht dessen sollten Sie als Arbeitgeber*in Ihre Mitarbeiter*innen auch dahingehend motivieren, einen festgelegten Arbeitsplatz zu Hause mit minimalen Ablenkungen zu definieren.
Unterstützen Sie die regelmäßige Kommunikation
Es liegt an Ihnen als Chef*in, die Möglichkeiten der digitalen Technologie zur Verfügung zu stellen, um die laufende Kommunikation sicherzustellen und zu unterstützen. Mobile Messaging Dienste in Gruppenchats sind für die tägliche informelle Kommunikation im Team gut geeignet. Alle Vorgesetzten sollten mehrmals täglich Kontakt zu ihren Teammitgliedern aufnehmen. Nutzen Sie hierfür Textnachrichten, Videokonferenzen oder zumindest den täglichen Anruf, um
- Arbeitsprojekte nach vorn zu treiben,
- das Gefühl der sozialen Isolation Ihrer Teammitglieder zu verringern,
- zeitnahe Lösungen für auftretende Probleme zu ermöglichen.
Vereinbaren Sie hierfür unbedingt eindeutige Regeln, wie zum Beispiel eine festgelegte Kernarbeitszeit, um die gegenseitige Erreichbarkeit auch im Home Office sicherzustellen.
Ermutigen Sie zu Arbeitspausen
Gerade im Home Office sind regelmäßige Pausen wichtig, auch um die Arbeit zu strukturieren und um motiviert zu bleiben. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter*innen unbedingt, auch tagsüber Pausen – wenn möglich an der frischen Luft – einzuplanen. Dies wird sich positiv auf Motivation, Grundeinstellung und Arbeitsergebnisse auswirken.
Achten Sie auf die Cybersicherheit
Auch dieser Punkt sollte offen angesprochen werden, um Risiken gerade jetzt zu minimieren:
- Weisen Sie die Mitarbeiter*innen an, keinen verdächtigen E-Mail-Anhang (also zum Beispiel keine offene Datei oder einen unbekannten Link) zu öffnen.
- Stellen Sie sicher, dass die erforderliche Sicherheitssoftware aktualisiert und rigide Antivirenmaßnahmen auf den Home Office Geräten Ihrer Mitarbeiter*innen eingerichtet sind.
- Fordern Sie die Mitarbeiter*innen auf, ihre Arbeit routinemäßig zu sichern (idealerweise mehrmals täglich).
- Bieten Sie so viel externe IT-Unterstützung an wie Ihre Ressourcen es zulassen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen, was im Falle einer Sicherheitsverletzung zu tun ist.
Wir alle haben notgedrungen die aktuelle Krise vor Augen, durch die wir unsere Unternehmen jetzt manövrieren müssen. Durch gut durchdachte Zusammenarbeit können Arbeitgeber*innen und ihre Teams die Arbeitsabläufe jetzt stabilisieren, bis sich unsere Lebens- und Arbeitsbedingungen wieder normalisieren werden.
- Worauf es beim Bewerbungsgespräch ankommt
- Wie Sie Mitarbeiter*innen an der richtigen Position einsetzen
- Wie Sie als Team bessere Entscheidungen treffen
