Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Viele Unternehmen haben das Home Office als dauerhafte Option eingeführt. Dies bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Chefs und Mitarbeitende mit sich.
Gefahr: Verzögerung der Arbeitsabläufe
Auch wenn der Trend zum Home Office in den letzten Jahren stetig zugenommen hat, kann der plötzliche Übergang vom Firmenarbeitsplatz zur Arbeit von zu Hause aus zu riskanten Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen. Dies kann eine weitere existentielle Bedrohung für ein Unternehmen bedeuten.
Um die Produktivität im Home Office zu steigern, sollten Arbeitgeber folgende Tipps beachten:
Die Situation Ihrer Mitarbeiter:innen verstehen
Machen Sie sich als Vorgesetzte bewusst , dass die Arbeit im Home Office neue Herausforderungen mit sich bringt. So solllten Sie regelmäßig mit ihren Mitarbeitern in Kontakt treten, um ihre Bedürfnisse und Wünsche zu verstehen.
Fehlende Face-to-Face Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Chef
Im Home Office laufen Teammitglieder Gefahr, ohne persönliche Interaktion das Gefühl bekommen, dass die Abstimmung mit ihren Vorgesetzten (die ja ebenfalls online arbeiten) hinsichtlich Arbeitserwartungen, Fristen, Änderungen in Prozessen usw. nur suboptimal ist und das Team nicht mehr an einem Strang zieht.
Begrenzter Zugang zu Informationen
Während es bisher einfach war, an die erforderlichen Informationen für die Erledigung der Arbeitsaufträge heranzukommen, wird jetzt unter Online-Arbeitsbedingungen dafür möglicherweise mehr Zeit und Energie benötigt.
Missverständnisse unter Kolleg:innen
Während Teamkolleg:innen unter offline-Umständen auch schlechte Stimmungen gegenseitig ganz automatisch einschätzen können, ist dies unter Home Office-Bedingungen schwieriger möglich. Es kann also auch zu Verwerfungen innerhalb des Teams kommen, die den Arbeitserfolg beeinträchtigen.
Bieten Sie Anleitungen zu Herausforderungen zur Arbeit im Home Office an
Oft fehlen Teammitgliedern detaillierte Anleitungen, wie sie ihre Arbeit aus der Ferne erledigen sollen. Hier hilft es, wenn Sie Ihren Teams im Home Office einige Richtlinien mit an die Hand geben, die für alle verbindlich sein sollten:
Einen konkreten Arbeitsbereich zu Hause einrichten
Wie wir alle wissen, sind Ablenkungen für gute Arbeitsergebnisse im Home Office absolut kontraproduktiv. In Anbetracht dessen sollten Sie als Arbeitgeber:in Ihre Mitarbeiter:innen auch dahingehend motivieren, einen festgelegten Arbeitsplatz zu Hause mit minimalen Ablenkungen zu definieren.
Unterstützung durch Tools und Technologien
Es liegt an Ihnen als Vorgesetzte:r, die Möglichkeiten der digitalen Technologie zur Verfügung zu stellen, um die laufende Kommunikation sicherzustellen und zu unterstützen. Mobile Messaging Dienste in Gruppenchats sind für die tägliche informelle Kommunikation im Team gut geeignet. Alle Vorgesetzten sollten mehrmals täglich Kontakt zu ihren Teammitgliedern aufnehmen. Nutzen Sie hierfür Textnachrichten, Videokonferenzen oder zumindest den täglichen Anruf, um
- Arbeitsprojekte nach vorn zu treiben,
- das Gefühl der sozialen Isolation Ihrer Teammitglieder zu verringern,
- zeitnahe Lösungen für auftretende Probleme zu ermöglichen.
Vereinbaren Sie hierfür unbedingt eindeutige Regeln, wie zum Beispiel eine festgelegte Kernarbeitszeit, um die gegenseitige Erreichbarkeit auch im Home Office sicherzustellen.
Ermutigen Sie zu Arbeitspausen
Gerade im Home Office sind regelmäßige Pausen wichtig, auch um die Arbeit zu strukturieren und um motiviert zu bleiben. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen unbedingt, auch tagsüber Pausen – wenn möglich an der frischen Luft – einzuplanen. Dies wird sich positiv auf Motivation, Grundeinstellung und Arbeitsergebnisse auswirken.
Motivationsverlust
Auch die Motivation der Mitarbeiter kann im Home Office sinken. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die soziale Interaktion mit Kollegen und Vorgesetzten fehlt.
Um die Motivation im Home Office zu steigern, sollten Arbeitgeber folgende Tipps beachten:
- Regelmäßige Teammeetings: Arbeitgeber sollten regelmäßige Teammeetings einrichten, um den Austausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern.
- Kollaborationstools: Arbeitgeber sollten Kollaborationstools zur Verfügung stellen, die den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern erleichtern.
- Anerkennung und Wertschätzung: Arbeitgeber sollten die Leistungen ihrer Mitarbeiter anerkennen und wertschätzen.
Achten Sie auf die Cybersicherheit
Auch dieser Punkt sollte offen angesprochen werden, um Risiken zu minimieren:
- Weisen Sie die Teammitglieder an, keinen verdächtigen E-Mail-Anhang (also zum Beispiel keine offene Datei oder einen unbekannten Link) zu öffnen.
- Stellen Sie sicher, dass die erforderliche Sicherheitssoftware aktualisiert und rigide Antivirenmaßnahmen auf den Home Office Geräten Ihrer Mitarbeiter:innen eingerichtet sind.
- Fordern Sie die Mitarbeiter:innen auf, ihre Arbeit routinemäßig zu sichern (idealerweise mehrmals täglich).
- Bieten Sie so viel externe IT-Unterstützung an wie Ihre Ressourcen es zulassen.
- Informieren Sie Ihre Belegschaft, was im Falle einer Sicherheitsverletzung zu tun ist.
Das Home Office hat sich als dauerhafte und für viele vorteilhafte Option in der Arbeitswelt etabliert. Mit diesen Tipps sorgen Sie dafür, dass Sie diese Möglichkeit bestmöglich nutzen – damit Ihre Teammitglierder motiviert und produktiv tätig sein können.
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